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Cómo escribir un email formal en inglés?

Escribir un correo electrónico en ingles, ya sea formal o informal, es una de las lecciones habituales de un curso de inglés  y algo que tendrás que hacer tarde o temprano si trabajas en este idioma, si pretendes obtener una acreditación oficial de inglés o si te marchas a realizar un programa de prácticas en empresas en inglés.

 como escribir un email en ingles

Fuente:  Flickr

Por eso también desde aquí te recordamos cómo hacerlo bien. El objetivo de cualquier comunicación es que el receptor entienda el mensaje que el emisor, o sea, tú, quiere transmitir. Por eso, antes de entrar en materia lingüística, debes estructurar bien tu email.

Un email formal consta de cuatro partes: el saludo, el cuerpo del mensaje donde se explica el por qué del correo electrónico, los agradecimientos y la despedida. Para cada una de estas partes existen fórmulas establecidas. Si eres capaz de recordarlas, habrás asegurado al menos la mitad de tu mensaje.

El saludo

En función de a quién se dirige el mensaje, tu saludo variará:

  • Si es para alguien que no conoces: por ejemplo, cuando tu objetivo es trabajar en Inglaterra y el mensaje es para enviar el curriculum. En este caso debes comenzar con “To Whom It May Concern” (a quien pueda interesarle)
  • Si conoces el nombre de la persona a la que te diriges, pero no has tratado nunca con ella o no tienes trato habitual, puedes comenzar con un “Dear Mr. Robinson” (Estimado Sr. Robinson).
  • Si se trata de una persona con la que tienes trato habitual, puedes cambiar el apellido por el nombre: “Dear Frank” (Estimado Frank)
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El cuerpo del mensaje

Aquí tendrás que explicar los motivos de tu comunicación mientras haces un alarde de educación y cortesía.

  • Si estás contestando a un cliente que se ha puesto en contacto con tu empresa comienza con un agradecimiento: “Thank you for contacting us” (Gracias por contactar con nosotros)
  • Si tu email va en respuesta a otro enviado por tu receptor tu mensaje comenzará con “Thank you for your prompt reply” (Gracias por su rápida respuesta)
  • Si no se trata de ninguno de estos dos casos y eres tú quien inicia la comunicación, tendrás que explicar los motivos de tu mensaje: “”I am writing in reference to …” (Le escribo en referencia a …)

El agradecimiento final

Antes de despedirte, debes cerrar la comunicación con un agradecimiento, del tipo “Thank you for your consideration” (gracias por su consideración) o “If you have any questions, don’t hesitate tu contact me” (si tiene alguna pregunta, no dude en contactar conmigo).

El cierre

Y por fin, la despedida. Una fórmula que funciona en todos los casos es “Sincerely” (sinceramente) o “Kind regards” (un cordial saludo).

Con estas sencillas fórmulas, tus correos electrónicos en inglés serán de lo más profesional. Ahora está en tu mano practicarlas. ¿Te animas?

¿Todavía tienes dificultades para escribir correctamente un correo electrónico? La regla del “KISS” está aquí para ayudarte.

El primer consejo que te damos para escribir un correo electrónico en inglés, es utilizar la regla KISS, ¿Sabes lo que es? (nada que ver con la canción de Prince). La regla de KISS es Keep It Short and Simple. En resumen: evite oraciones demasiado largas y complejas. Debes de intentar escribir algo corto, claro y conciso. Sobretodo esto es un gran truco o consejo cuando comienzas a aprender un idioma y tu vocabulario aún no es muy extenso, por lo que será ,mucho más fácil hacer frases cortas y sencillas, donde las probabilidades de que estén gramaticalmente bien son mucho más altas. Solo necesitas aprender el vocabulario más importante e inmediato, y yo diría aún más, ¡lo más importante para parecer cortés!.

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En todos los correos electrónicos, sea en el idioma que sea y en la forma que sea, encontrarás las siguientes figuras: un remitente, un destinatario, un objeto y el cuerpo del correo electrónico. Pero no sólo hablamos de los correos electrónicos sino también de la mayoría  de los escritos, ya que siempre debe de haber un emisor, un receptor y ha de narrar o contar algo que interese a quien lo vaya a leer. Pero si volvemos al tema de la regla de KISS se aplica particularmente en los correos electrónicos, ya que estos son una forma de comunicación rápida y concreta con la que se pretende que el receptor reciba el mensaje de forma instantánea y explicado su contenido con la mayor exactitud posible. La idea es hacer que su interlocutor entienda el interés de su correo electrónico en pocas palabras. ¿Es un contacto, una solicitud, una carta de motivación en inglés, una solicitud de información …? Todo debe aparecer en 8 palabras como máximo.

Nuestro consejo: primero escribe el contenido de tu correo electrónico, dibuja las palabras clave y preséntalas en el título. Así conseguirás demostrar precisión y claridad, y que tienes muy claro lo que deseas obtener y dar a conocer, esto hará que la comunicación sea más fluida y puedas obtener los resultados con mayor prontitud.



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